Interim oder Neueinstellung im Finanzbereich?

Eine Stelle im Controlling oder Rechnungswesen ist unbesetzt, die Aufgaben bleiben. Bis eine Nachfolge gefunden und eingearbeitet ist, können Monate vergehen. Eine Neueinstellung ist häufig die richtige langfristige Lösung — ein Interim-Einsatz kann dafür sorgen, dass die Arbeit bis dahin weiterläuft.

Was eine unbesetzte Stelle tatsächlich kostet

Die unmittelbaren Kosten einer Vakanz sind überschaubar: Das Gehalt entfällt zunächst. Was dabei leicht übersehen wird, ist die zusätzliche Belastung der verbleibenden Mitarbeitenden. Aufgaben werden verteilt, Prioritäten verschoben und Arbeiten aufgeschoben, die eigentlich erledigt werden müssten.

Im Rechnungswesen zeigt sich das häufig an wachsenden Rückständen. Rechnungen müssen weiterhin verarbeitet, Konten abgestimmt und Abschlüsse vorbereitet werden. Was liegen bleibt, muss später aufgeholt werden — oft ausgerechnet in Phasen, in denen die Arbeitsbelastung ohnehin hoch ist.

Im Controlling sind die Auswirkungen weniger unmittelbar sichtbar. Ein Forecast wird vereinfacht, Analysen werden zurückgestellt oder die Vorbereitung einer Budgetrunde bindet Kapazitäten, die an anderer Stelle fehlen. Das Tagesgeschäft funktioniert zunächst weiter, aber die Qualität und Aktualität der Entscheidungsgrundlagen kann leiden.

Die wirtschaftliche Betrachtung sollte deshalb nicht beim eingesparten Gehalt enden. Entscheidend ist, welche Aufgaben während der Vakanz liegen bleiben, wer sie zusätzlich übernimmt und welche Folgen sich daraus ergeben.

Wann eine Neueinstellung der richtige Weg ist

Wenn Aufgaben dauerhaft anfallen und eine Stelle langfristig auslasten, spricht vieles für eine Festanstellung. Besonders dann, wenn die Tätigkeit ein tiefes Verständnis des Unternehmens, seiner Abläufe und internen Zusammenhänge voraussetzt.

Im Controlling betrifft das etwa die kontinuierliche Betreuung einzelner Geschäftsbereiche, die regelmäßige Planung und das Managementreporting. Im Rechnungswesen sind es die laufende Buchhaltung, Debitoren- und Kreditorenprozesse sowie wiederkehrende Abschlussarbeiten.

Eine eigene Stelle schafft Kontinuität. Fachwissen bleibt im Unternehmen, Abstimmungswege werden kürzer und Mitarbeitende können sich langfristig entwickeln. Bei dauerhaftem Bedarf ist eine Festanstellung deshalb in der Regel auch wirtschaftlich die bessere Lösung.

Voraussetzung ist allerdings, dass der tatsächliche Personalbedarf geklärt wurde. Eine frei gewordene Stelle muss nicht zwangsläufig unverändert nachbesetzt werden. Veränderte Prozesse, Automatisierung oder eine andere Aufgabenverteilung können das benötigte Profil inzwischen verändert haben.

Wann ein Interim-Einsatz trägt

Ein Interim-Einsatz ist besonders dann interessant, wenn die benötigte Unterstützung nicht mit dem Zeitpunkt einer möglichen Neueinstellung zusammenfällt.

Die Suche nach einer geeigneten Fachkraft kann sich hinziehen. Gleichzeitig stehen Monatsabschlüsse, Forecasts oder andere Arbeiten an, die nicht warten können. Ein befristeter Einsatz überbrückt diese Zeit, ohne die Entscheidung über die dauerhafte Besetzung vorwegzunehmen.

Interim und Neueinstellung müssen sich deshalb nicht ausschließen. Während das Unternehmen in Ruhe nach einer passenden Person sucht, kann ein erfahrener Interim-Spezialist die laufenden Aufgaben übernehmen. Das reduziert den Druck, eine Stelle möglichst schnell besetzen zu müssen — möglicherweise mit einem fachlich oder persönlich nicht optimalen Kandidaten.

Daneben gibt es Situationen, in denen eine Festanstellung gar nicht erforderlich ist. Eine anstehende Budgetrunde, ein Rückstand bei Abschlussarbeiten, die Einführung einer neuen Reportingstruktur oder eine befristete Vertretung können einen klar begrenzten zusätzlichen Bedarf auslösen.

Auch wirtschaftlich lohnt ein differenzierter Blick. Interim-Tagessätze liegen regelmäßig deutlich über den rechnerischen Personalkosten einer Festanstellung. Eine DDIM-Umfrage aus dem Jahr 2026 zeigt, dass ein großer Teil der Tagessätze im Interim Management zwischen rund 1.000 und 1.400 Euro liegt. Die Werte beziehen sich allerdings auf unterschiedliche Funktionen und Führungsebenen, nicht ausschließlich auf den Finanzbereich.

Der entscheidende Vergleich ist daher nicht der Tagessatz mit dem Gehalt eines Mitarbeitenden, sondern der Aufwand für die tatsächlich benötigte Unterstützung. Wer für einen begrenzten Zeitraum zusätzliche Kapazität benötigt, muss daraus nicht zwangsläufig eine dauerhafte Stelle machen.

Was im Rechnungswesen anders ist als im Controlling

Im Rechnungswesen ist die kontinuierliche Bearbeitung häufig der wichtigste Faktor. Buchungen, Rechnungen und Abstimmungen fallen unabhängig davon an, ob eine Stelle besetzt ist. Rückstände können sich schnell auf nachgelagerte Prozesse und die Abschlussarbeiten auswirken.

Dabei muss ein Interim-Einsatz nicht zwangsläufig eine vollständige Stelle ersetzen. Es kann sinnvoller sein, gezielt anspruchsvolle Abschluss- und Abstimmungsarbeiten abzugeben, während das bestehende Team die laufenden Buchungen übernimmt. Umgekehrt kann eine operative Vertretung das Team entlasten, damit erfahrene Mitarbeitende sich auf den Abschluss konzentrieren können.

Im Controlling lässt sich der Bedarf häufig stärker an einzelnen Aufgaben und Zeiträumen ausrichten. Ein Forecast, eine Budgetplanung oder die Überarbeitung des Reportings kann zusätzliche Kapazitäten erfordern, ohne dass diese anschließend dauerhaft gebraucht werden.

Allerdings ist im Controlling das Verständnis des Geschäftsmodells besonders wichtig. Wer Zahlen einordnet, Planungsannahmen hinterfragt oder mit Fachbereichen arbeitet, muss die wirtschaftlichen Zusammenhänge verstehen. Ein geeigneter Interim-Spezialist bringt dafür fachliche Erfahrung mit, benötigt aber ebenso Zugang zu den Besonderheiten des Unternehmens.

In beiden Bereichen ist deshalb nicht allein die Qualifikation entscheidend, sondern auch die passende Aufgabenverteilung zwischen externem Spezialisten und internem Team.

Was ein Einsatz praktisch bedeutet

Ein Interim-Einsatz beginnt mit der Klärung des tatsächlichen Bedarfs. Welche Aufgaben sollen übernommen werden? Welche Ergebnisse werden erwartet? Und für welchen Zeitraum wird die Unterstützung benötigt?

Daraus ergibt sich, ob eine vollständige Vertretung erforderlich ist oder einzelne Aufgabenpakete ausreichen. Nicht jeder Bedarf rechtfertigt einen Einsatz in Vollzeit. Gerade bei klar abgegrenzten Tätigkeiten kann eine zeitlich flexible Unterstützung sinnvoll sein.

Die Einarbeitung entfällt auch bei erfahrenen Interim-Kräften nicht. Systeme, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Besonderheiten des Unternehmens müssen verstanden werden. Der Unterschied liegt darin, dass fachliche Grundlagen und Erfahrungen aus vergleichbaren Aufgaben bereits vorhanden sind. Wie schnell jemand produktiv mitarbeiten kann, hängt wesentlich von der Komplexität und der Vorbereitung des Einsatzes ab.

Wir übernehmen im Interim-Bereich Aufgaben im Controlling und Rechnungswesen, bei Bedarf auch in leitender Funktion. Dazu gehören im Controlling beispielsweise Planung, Forecast und Reporting, im Rechnungswesen die laufende Buchhaltung einschließlich Debitoren und Kreditoren sowie die Unterstützung bei HGB-Abschlüssen.

Ebenso wichtig wie der Einstieg ist die Übergabe. Ein befristeter Einsatz sollte nicht nur offene Aufgaben erledigen, sondern Ergebnisse, Entscheidungen und verbleibende Arbeiten so dokumentieren, dass das interne Team oder die spätere Nachfolge nahtlos daran anknüpfen kann.

Fazit

Eine Neueinstellung ist häufig die beste Lösung für dauerhaft anfallende Aufgaben. Ein Interim-Einsatz kann die Zeit bis dahin überbrücken, Belastungsspitzen auffangen oder klar definierte Arbeiten übernehmen.

Wer beide Möglichkeiten gemeinsam betrachtet, gewinnt zusätzlichen Handlungsspielraum — ohne sich vorschnell auf eine dauerhafte Personalentscheidung festlegen zu müssen.